Mẫu tin nhắn WhatsApp: cấu trúc, đăng ký và cách dùng

Doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký một "Mẫu tin nhắn" (Message Template) với Meta trước khi được phép gửi WhatsApp Broadcast. Sau khi được duyệt, mẫu tin này mới có thể chọn để dùng cho các chiến dịch gửi hàng loạt. Đây là quy định của Meta áp dụng cho tất cả doanh nghiệp dùng WhatsApp Business API, không phân biệt nền tảng CRM đang sử dụng.

Điểm nổi bật

• Mẫu tin nhắn: công cụ bắt buộc để doanh nghiệp chủ động mở hội thoại trên WhatsApp. Hỗ trợ media phong phú giúp giảm tỷ lệ bị chặn và tăng độ chuyên nghiệp.
• Cấu trúc tin nhắn: Header, Body, Footer và Buttons.
• Quy trình đăng ký: nộp mẫu để Meta duyệt; chọn đúng danh mục và cung cấp ví dụ mẫu giúp tăng tỷ lệ được duyệt.
• Áp dụng cho broadcast: sau khi được duyệt, mẫu tin có thể dùng linh hoạt cho nhiều chiến dịch marketing với nội dung biến động (variable).

Mẫu tin nhắn WhatsApp là gì?

Doanh nghiệp phải dùng Mẫu tin nhắn WhatsApp — hỗ trợ nội dung đa phương tiện — để chủ động mở các cuộc hội thoại do doanh nghiệp khởi tạo với khách hàng. Nhờ vậy thương hiệu cải thiện trải nghiệm đọc, tăng tỷ lệ mở tin, tỷ lệ click, đồng thời giảm nguy cơ bị chặn.

Ngoài ra, khi đăng ký mẫu, doanh nghiệp có thể chèn các biến (variable) để đưa thông tin chính xác hơn vào từng tin nhắn broadcast, thay vì phải tạo một mẫu riêng cho mỗi chiến dịch.

Cấu trúc của mẫu tin nhắn WhatsApp

Một Mẫu tin nhắn WhatsApp gồm 4 phần: Header, Body, Footer và Buttons. Chỉ phần "Body" là bắt buộc, ba phần còn lại là tuỳ chọn.

1. Header (Tiêu đề)

Có ba loại header: Không có, Văn bản, hoặc Media.

• Nếu chọn "Văn bản", bạn có thể chèn biến khi cần. Ví dụ: "Kính gửi {{1}}" — nội dung cụ thể sẽ thay thế {{1}} khi gửi broadcast.
• Nếu chọn "Media", bạn cần chọn thêm một ảnh, video hoặc tài liệu.

2. Body (Nội dung chính)

Phần Body chủ yếu là văn bản. Bạn có thể chèn biến khi cần. Có thể dùng nhiều biến, nhưng không được đặt hai biến liền nhau (ví dụ {{1}}{{2}}), và không được đặt biến ở đầu hoặc cuối câu.

Ví dụ: thiết lập mẫu cho chiến dịch lễ hội

• Nội dung gốc:

【Ưu đãi Valentine – Giảm đến 15%】

Cửa hàng chăm sóc sức khoẻ, da và cá nhân của bạn. Tích điểm mỗi lần mua hàng!

Cửa hàng online: giảm 10% toàn bộ sản phẩm. Giảm thêm 500.000đ cho đơn từ 5 triệu!

Cửa hàng offline: giảm 10% toàn bộ sản phẩm kèm quà tặng khi mua hàng.

Thời gian áp dụng: 1/2 – 3/2

Mua ngay!

• Dùng biến để thiết lập mẫu:

【{{1}}】

{{2}}

Cửa hàng online {{3}}

Cửa hàng offline {{4}}

Thời gian áp dụng: {{5}}

Mua ngay!

Bằng cách thay thông tin quan trọng bằng biến, một tin nhắn vốn chỉ dùng được một lần sẽ trở thành một mẫu linh hoạt, tái sử dụng cho nhiều chương trình khuyến mãi khác nhau.

3. Footer (Chân trang)

Chỉ có thể là văn bản, không được chèn biến ở đây.

Bạn có thể đặt dòng "Nhắn 'Hủy đăng ký' để không nhận tin từ chúng tôi." ở đây, giúp khách tự huỷ đăng ký nhận broadcast, tránh bị đánh dấu là spam.

4. Buttons (Nút bấm)

Nút bấm giúp mời khách phản hồi hoặc hành động rõ ràng hơn. Có hai loại:

• Call To Action (CTA): cho phép khách truy cập một website cụ thể hoặc gọi đến một số điện thoại. Khi chọn "Truy cập website", bạn có thể nhập tạm một URL (ví dụ trang chủ), và URL này có thể được thay đổi mỗi lần gửi broadcast. Có thể đặt tối đa 2 nút "Truy cập website" + 1 nút "Gọi điện" + 1 nút "Xem đơn hàng".
• Quick Reply (Trả lời nhanh): khách bấm nút để gửi một phản hồi định sẵn. Thường dùng kết hợp với tự động trả lời theo từ khoá hoặc chatbot. Nội dung nút không thể đổi sau khi được duyệt, nhưng hành động tự động được kích hoạt khi bấm nút (ví dụ luồng chatbot nào sẽ chạy) vẫn có thể điều chỉnh sau. Có thể đặt tối đa 10 nút Quick Reply.

Danh mục mẫu tin nhắn theo quy định của Meta

Khi đăng ký, doanh nghiệp cần chọn đúng danh mục cho mẫu tin:

• Authentication (Xác thực): thường dùng để gửi mã OTP xác thực danh tính, ví dụ mã đăng nhập cho khách hàng.
• Marketing: dùng cho tin nhắn khuyến mãi, ra mắt sản phẩm hoặc các nội dung khuyến khích tương tác, tăng nhận diện thương hiệu.
• Utility (Tiện ích): dùng để gửi thông báo tài khoản, khảo sát phản hồi, cập nhật đơn hàng hoặc các tin nhắn dịch vụ quan trọng khác.

Chọn đúng danh mục và cung cấp ví dụ mẫu (sample) cụ thể cho từng biến sẽ giúp Meta hiểu rõ nội dung thực tế sẽ hiển thị, từ đó tăng tỷ lệ mẫu được duyệt.

Dùng mẫu tin nhắn để chạy broadcast hiệu quả

Sau khi mẫu tin được Meta duyệt, doanh nghiệp có thể dùng để chạy các chiến dịch gửi tin hàng loạt. Quy trình chung gồm:

1. Tạo chiến dịch broadcast mới — đặt tên nội bộ cho chiến dịch (chỉ người quản trị nhìn thấy, khách hàng không thấy).
2. Chọn thời gian gửi — gửi ngay hoặc lên lịch vào ngày giờ cụ thể.
3. Chọn mẫu tin nhắn đã được duyệt và điền giá trị cho từng biến ({{1}}, {{2}}...).
4. Gửi thử để xem trước tin nhắn từ góc nhìn khách hàng, sau đó gửi chính thức.

Trên ZCRM, tính năng gửi tin hàng loạt (Broadcast) hỗ trợ đúng quy trình này cho các kênh đã kết nối — bao gồm cả WhatsApp Cloud API — với bước chọn đối tượng (theo tag, tệp khách hàng hoặc mẫu tin) và chọn nick/kênh gửi, kèm kiểm soát nhịp gửi để tránh bị chặn. Song song đó, tính năng Khối nội dung & Mẫu tin nhắn (Templates) giúp chuẩn hoá nội dung trả lời của cả đội sale, gõ "/" ngay trong khung chat để chèn nhanh khi trả lời khách 1-1.

Tạo broadcast 4 bước: chọn đối tượng (tag/tệp khách hàng/mẫu tin), chọn nick gửi.

Mẫu tin nhắn soạn sẵn, gõ "/" ngay trong khung chat để chèn nhanh.

Đăng ký mẫu tin nhắn ngay hôm nay, mở khoá cơ hội remarketing trên WhatsApp

Khi chi phí quảng cáo ngày càng tăng và việc tìm khách mới ngày càng khó, thúc đẩy khách hàng cũ mua lại là bài toán sống còn với các thương hiệu bán lẻ.

Hãy bắt đầu đăng ký Mẫu tin nhắn ngay hôm nay, tận dụng sức mạnh của WhatsApp Broadcast (hoặc Zalo Broadcast nếu doanh nghiệp phục vụ chủ yếu thị trường Việt Nam) để tăng tỷ lệ giữ chân và chuyển đổi khách hàng.

Đăng ký dùng thử ZCRM để quản lý mẫu tin nhắn và chạy broadcast hiệu quả hơn.